Le courriel et l'intranet supposent un poste de travail. Or beaucoup de salariés n'en ont pas : opérateurs de production, préparateurs de commandes, vendeurs, agents d'entretien, chauffeurs. L'information leur parvient tard, par le bouche-à-oreille ou par une affiche jamais mise à jour. Un écran placé sur leur passage leur donne la même information, le même jour, qu'aux équipes de bureau — c'est tout l'enjeu de l'affichage en usine et sur les sites industriels.
Dans une entreprise à plusieurs sites, le pilotage central change d'échelle : une annonce de la direction ou une campagne de prévention part sur tous les écrans à la même heure, sans dépendre d'un relais local. Chaque site garde une plage pour ce qui lui est propre : planning de la semaine, arrivée d'un collègue, menu du restaurant, travaux sur le parking.
Le risque n'est pas le manque de contenu, c'est l'excès. Un écran qui empile vingt messages, dont la moitié sont périmés, cesse vite d'être regardé. Ce qui fonctionne : une boucle de quatre à six messages, chacun avec une date de fin, et une personne désignée pour la tenir à jour.